Slimme contracten maken

blog Rake Vragen Slimme contracten maken

Siets Bakker en Leanne Steeghs

Wanneer twee mensen elkaar ontmoeten, zijn het niet alleen die twee personen, maar ook de systemen achter die personen die elkaar ontmoeten. Ieder heeft natuurlijk zijn eigen systeem van herkomst, het gezin waarin je bent opgegroeid. Maar ook het systeem van het vak dat je allebei hebt, het systeem van de rol waarin je met elkaar aan tafel zit en de systemen van de organisatie(s) doen mee in het gesprek.

Dit geldt voor adviseurs, maar natuurlijk ook voor trainers, interimmanagers of opdrachtnemers in welke vorm dan ook. Aan al die systemen ben je op verschillende manieren loyaal. Die loyaliteiten beïnvloeden wat de mogelijkheden zijn, of misschien bepalen ze die zelfs. Dit speelt eigenlijk altijd en in een opdrachtnemersrol komt dit extra sterk naar voren. Dat komt door de verhouding tussen de opdrachtgever en opdrachtnemer. De opdrachtnemer is autonoom en heeft kennis die de opdrachtgever niet heeft. Hij beoordeelt wat te doen binnen de vraag die de opdrachtgever stelt, maar de opdrachtgever beslist uiteindelijk zelf of hij hier gevolg aan wil geven. 

Zowel bij het beoordelen van de opdrachtnemer als bij de besluitvorming van de opdrachtgever spelen allerlei systemen een rol. Om te weten welk systeem en welke loyaliteiten een rol spelen bij het adviseren over de opdracht, is kennis van drie verschillende ‘plekken’ van waarde. Het gaat hierbij om de magische plek, aangeboden plek en dienende plek.

In je jeugd, die je vormde tot wie je bent geworden, heb je allerlei patronen aangeleerd. Deze patronen zijn voor jou een vanzelfsprekendheid geworden en komen voort uit jouw systeem van herkomst. Je hebt misschien wel geleerd om voor anderen te zorgen. In je volwassen leven wordt het zorgen voor anderen dan meestal een plek die je gemakkelijk inneemt. Automatisch, ook in de opdrachten die op je pad komen.

Siets: In de zomervakanties gingen mijn zusjes en ik altijd naar het zwembad. We fietsten met zijn drieën de vier kilometer over een dijk. Mijn taak als oudste was om iedereen veilig van en naar het zwembad te krijgen. Ik zorgde dat de zwembadpassen niet kwijtraakten en soms kregen we wat geld mee om een ijsje te kopen. Ik paste dan op het geld. 

Als volwassen vrouw is het nemen of het hebben van verantwoordelijkheid volstrekt vanzelfsprekend voor mij. Ik ben nooit mijn sleutels kwijt. Ik weet altijd waar mijn portemonnee is. Ik zorg dat ik voor mezelf kan zorgen en voor anderen. 

In mijn werk is dat niet anders. Als iemand mij iets vraagt om te doen, neem ik die opdracht aan of niet. Als ik dat doe, ga ik er ook helemaal voor staan. Ik doe wat nodig is om de opdracht te voltooien. Ook als dat buiten de kaders van de afspraken gaat, bijvoorbeeld in het aantal uren dat nodig is. Die extra uren factureer ik niet. Ik neem die verantwoordelijkheid. 

De plek die nauw verbonden is met je gezin van herkomst en waar je je gemakkelijk voelt, heet in systemische termen de ‘magische plek’. In bovenstaand voorbeeld is dat ‘verantwoordelijkheid nemen’. De term ‘magisch’ wordt gebruikt omdat het voortkomt uit de illusie dat het kind hiermee kan goedmaken wat niet heel was binnen het gezin. Een kind zal alles doen om liefde, aandacht en veiligheid te krijgen. Het is sensitief voor wat er ontbreekt in het gezin en zal dat deel gaan invullen. Zo groei je op met bepaald gedrag, dat als veilig en normaal gaat voelen. 

De gedragingen en bewegingen die je vanaf je magische plek maakt, voelen vertrouwd. Je hebt sterke gedragspatronen ontwikkeld vanaf de magische plek. Op de magische plek en het gedrag dat daarbij hoort, voel je je trouw aan het groepsgeweten van je gezin van herkomst. Je voelt je prettig en ‘onschuldig’ als je van hieruit handelt. Iedereen heeft dit soort gedragspatronen. Ze zijn niet positief of negatief. Ze zijn er gewoon. 

Leanne: Ik kon als kind goed leren en had talent voor volleybal. Ik ben opgegroeid met het motto ‘doorzetten’ en ‘afmaken waar je aan begint’. Voor mij waren dat vanzelfsprekendheden. Ik was een kind naar wie mijn ouders geen omkijken hadden. Ik deed uit mezelf al mijn huiswerk, ging goed voorbereid naar de trainingen en hield nog tijd genoeg over om spelen, lezen of iets creatiefs te doen. Mijn zelfstandigheid werd nog eens versterkt toen ik op vijftienjarige leeftijd geselecteerd werd voor Jong Oranje. Vanaf toen ging ik regelmatig hele weekenden alleen op pad, voor trainingsstages of buitenlandse volleybaltoernooien. Heerlijk vond ik het, die ruimte en zelfstandigheid! Nog steeds regel ik mijn eigen zaakjes graag zelf. Mijn wilskracht en zelfstartend vermogen zijn sterke impulsen – vanuit de magische plek – die ik nog steeds makkelijk inzet.

Doordat je in je leven veel tijd hebt doorgebracht op de magische plek, ben je er heel bekend mee. Zo bekend dat dit gedrag ook in het latere leven makkelijk inzetbaar blijft, het is heerlijk vertrouwd. Veel van je kwaliteiten heb je vanuit de magische plek ontwikkeld. 

De plek die de opdrachtgever je aanbiedt is in systemische bewoordingen de ‘aangeboden plek’. De aangeboden plek is de opdracht die de opdrachtgever formuleert. In de bovenstroom gaat dat over de resultaten die van jou als opdrachtnemer verwacht worden. In de onderstroom – soms onbewust of onuitgesproken – gaat het ook over de rol die je dient te vervullen. Mensen zijn zeer sensitief en opdrachtgevers voelen dan ook meestal haarfijn aan wat jij voor de organisatie of het team kunt betekenen. Je wordt om die reden veelal gevraagd en uitgenodigd om vanuit je magische plek te handelen. Ook sollicitanten worden hier onbewust op geselecteerd. 

In de aangeboden plek zit het risico op een ‘uitbestede klus’. De opdrachtgever probeert dan al dan niet bewust (een deel van) zijn eigen taken en verplichtingen aan jou uit te besteden. Iets wat bij de opdrachtgever en het organisatiesysteem hoort, komt op jouw bord te liggen. In de onderstroom van de opdracht loopt de uitnodiging mee om vanaf je positie als opdrachtnemer iets voor het organisatiesysteem te moeten vervullen. 

Ik had een opdracht aangenomen als extern strategisch adviseur, voor acht maanden. Ik moest een arbeidsmarktbeleid schrijven en implementeren, om een betere positie van de organisatie op de arbeidsmarkt te bewerkstelligen. Onbewust – voor mij en mijn opdrachtgever – werd er met deze opdracht een appel op mijn verantwoordelijkheidsgevoel gedaan. Het kwam erop neer dat de verantwoordelijkheid voor dit strategische beleid werd uitbesteed aan mij. 

Wat ik ook aan beleid bedacht of gemaakt zou hebben: het zou gedoemd zijn om te mislukken. Want linksom of rechtsom moest de organisatie zelf de verantwoordelijkheid dragen voor hun strategisch beleid. Niet ik.  

In veel gevallen werkt het prima als je vanuit je magische plek werkt. Ook als die samenvalt met de aangeboden plek door je opdrachtgever. Je bent in je element en een aantal van jouw kwaliteiten komen goed tot hun recht in de opdracht. Toch is de magische plek niet altijd de meest dienende plek die je als opdrachtnemer voor de organisatie kunt hebben. Zeker wanneer je aanvoelt dat er in de aangeboden plek een uitbestede klus in de onderstroom zit, is het zinvol om goed en zuiver te contracteren. 

In je rol als opdrachtnemer kun je voorkomen dat je een opdracht met een uitbestede klus accepteert. Dat doe je door de aangeboden plek – de opdracht zoals die geformuleerd is – als een openingsbod te zien en niet als een voldongen feit. Het is het startpunt van waaruit je met elkaar gaat onderzoeken wat er speelt, in de bovenstroom én in de onderstroom. De aangeboden plek is niet meer dan een richtingaanwijzer van waaruit het contracteren kan beginnen. 

Een opdrachtgever voelt vaak haarfijn aan waar jij goed in bent. Sterker nog, waarschijnlijk ben je juist benaderd voor deze competenties. Toch betekent het accepteren van de aangeboden plek niet automatisch dat je hiermee de organisatie het best van dienst bent. Werken vanuit de ‘dienende plek’ betekent in veel gevallen iets anders doen dan wat je in eerste instantie gevraagd wordt als opdrachtnemer. Je intervenieert op de dienende plek niet alleen in de bovenstroom van de vraag, maar ook in de onderstroom. Het expliciet bespreekbaar maken van de onderstroom is natuurlijk een stuk spannender dan gewoon doen wat je gevraagd wordt. Je loopt immers het risico dat je de opdracht niet krijgt, zeker als de opdrachtgever hier niet naar wil kijken of er niets mee wil doen. Op de dienende plek beantwoord je de vraag van de opdrachtgever vanuit een andere plek en perspectief. Uiteraard haken je antwoorden wel aan bij de oorspronkelijke vraag, maar je maakt het ‘speelveld’ van de vraag als het ware groter. Dit doe je door vragen te stellen en antwoorden te geven die naar de onderstroom toe leiden. Je herkadert daarmee de vraag.

Het verschil tussen de magische en de dienende plek merk je aan de opties die je hebt. Op de magische plek zijn de opties beperkt. Je handelt zoals je dat altijd deed, uit loyaliteit aan je familiesysteem. Op de dienende plek doe je iets anders, soms zelfs iets wat indruist tegen het groepsgeweten. Dat voelt op een bepaalde manier schuldig, maar je voelt ook dat je ineens meer opties hebt. Dit komt omdat je op de dienende plek letterlijk minder ‘gebonden’ bent aan je systeem van herkomst. Vanaf hier kun je veel meer het groeipotentieel van de organisatie aanboren.

Leanne: Mijn opdrachtgever Jan, voor wie ik al een aantal jaren de verkooptrainingen verzorgde, vroeg me om mee te gaan naar Denemarken voor een sales meeting. Bij het woord ‘Denemarken’ had ik al enthousiast ‘ja’ geroepen. Ik had nog geen idee wat ik daar moest doen of wat er van me verwacht werd. De bedoeling was dat het team een producttraining kreeg en dat ik de vertaalslag naar het verkoopgesprek moest maken. De aangeboden plek. Ik vond het meteen al vreemd dat Jan hiervoor zoveel geld en kostbare tijd wilde investeren. Toen ik vroeg naar het waarom van de buitenlandse trip, bleek er meer aan de hand te zijn. 

De salesmanager, die voorheen leiding gaf, was door Jan terug gezet in het team. De laatste tijd was er een groter verloop en ontevredenheid in het team. Jan wilde dit oplossen met deze trip, als een soort incentive. Dat zou goed zijn voor de motivatie en de teamspirit, dacht hij. 

Ik merkte dat ik daar sceptisch over was. Ik geloofde er niet in dat de ontevredenheid in de onderstroom opgelost kon worden met een leuke trip. Ik heb gezegd dat ik alleen mee wilde gaan als teamcoach, niet als salestrainer. Jan accepteerde de verandering van de opdracht. We hebben gezamenlijk een programma gemaakt en onze rollen verhelderd. De dienende plek was gevonden en benoemd. Het is een onvergetelijke trip geworden.

Wanneer je als opdrachtnemer merkt dat een opdracht stroef loopt en er is geen aanwijsbare inhoudelijke oorzaak, onderzoek dan eens vanuit welke plek je als opdrachtnemer werkt. Mogelijk is het nodig de afspraken op te zeggen en over een nieuw contract te onderhandelen. Geen gemakkelijke oplossing, zeker niet wanneer je in een financieel afhankelijke positie verkeert. Vanuit je systemische wijsheid bekeken is dit wel de enige juiste keuze. 

Vragen aan de opdrachtnemer 

  • Waar ben je in deze opdracht het meest mee verbonden? Hoort deze verbinding bij de aangeboden, de magische of de dienende plek?
  • Onder welke voorwaarden kun je een andere keuze maken? 
  • Wat ben jij als adviseur voor dit systeem?

Vragen aan de opdrachtgever 

  • Vanuit welk systeem, met welke loyaliteit is de aangeboden opdracht tot stand gekomen? Welke systemen speelden er nog meer een rol? Hoe zijn de behoeften van die systemen in beeld gebracht?
  • Wie heeft bepaald waar de adviseur nu aan werkt? Wie heeft het werkelijk bepaald?

Als je een opdracht aanneemt vanuit je systemische wijsheid, werk je niet alleen met het organisatieonderdeel waarvoor je ingehuurd wordt, maar naar het hele organisatiesysteem. Je zoekt telkens naar manieren waarop het geheel versterkt kan worden. De betekenis van een opdracht is in systemische context dan ook anders dan in de analytische context: de opdracht die de opdrachtgever vanuit zijn positie kan formuleren, is altijd een symptoom van iets groters. Een opdrachtnemer die zijn systemische wijsheid gebruikt, hoeft zich niet groter te maken dan wie hij is. Hij werkt vanuit het besef dat er altijd een groter geheel is dan datgene waar iedereen naar kijkt. 

 

 

elke 2 weken

één mail

 

klik hier om aan te melden

 

 

De blogserie is uiteraard gratis en je kunt je op elk moment afmelden. Je mailadres is veilig en zal niet worden misbruikt.